Conditions d'utilisation

Le service s'adresse aux écoles privées. La personne qui ouvre le compte, en général le directeur, déclare avoir le pouvoir d'engager son école. Ces conditions lient donc l'école, pas seulement cette personne.

Les enseignants, le personnel et les parents se connectent avec des comptes que l'école crée. Ils utilisent le service sous la responsabilité de l'école, et leurs données sont traitées comme l'explique la politique de confidentialité.

• Les informations données à l'inscription doivent être exactes.
• Un compte est personnel. Un mot de passe ne se prête pas, même à un collègue : l'école crée un compte de plus.
• L'école choisit qui reçoit quelles permissions et répond de ce que font ses comptes.
• Quand quelqu'un quitte l'école, le directeur désactive son compte. Un compte ne se supprime pas, il se désactive, pour garder l'historique de ce qui a été fait.

Si un mot de passe a pu être vu par quelqu'un d'autre, changez-le tout de suite et prévenez-nous.

School OS réunit quatre outils : la pédagogie (élèves, classes, notes, bulletins, appel), la vie scolaire (emploi du temps, cahier de texte, devoirs, discipline), les finances (frais, factures, paiements, relances, bourses) et la gestion du personnel.

Nous faisons évoluer le service en continu. Une fonction peut changer ou disparaître. Quand le changement touche vraiment l'école, nous la prévenons.

Les frais de scolarité vont directement du parent à l'école, par le lien de paiement Wave Business de l'école. School OS ne reçoit pas cet argent, ne le garde pas et ne le transfère pas.

Quand un parent signale un paiement, l'école le vérifie dans son propre compte Wave, puis le confirme dans School OS. Tant qu'elle ne l'a pas confirmé, la facture reste impayée. Cette vérification relève de l'école seule.

Le service masque l'accès d'un parent aux notes de son enfant quand une facture reste impayée après un préavis. Les notes ne sont jamais supprimées, un parent dans ce cas peut toujours payer, et l'école peut lever le blocage à la main.

L'essai est gratuit. Il dure 92 jours, soit environ trois mois, pour les 15 premières écoles inscrites, et 30 jours ensuite. La durée de l'essai de l'école est annoncée sur sa page Abonnement dès l'inscription et ne change plus. Il ne demande ni carte bancaire ni engagement.

Ensuite, le prix est de 100 FCFA par élève actif et par mois. Au-delà de 600 élèves, chaque élève en plus coûte 70 FCFA. Le minimum est de 15 000 FCFA par mois, quel que soit l'effectif.

Exemple : une école de 300 élèves paie 30 000 FCFA par mois, soit 90 000 FCFA par trimestre. Une école de 40 élèves paie le minimum, 15 000 FCFA par mois.

Nous émettons une facture au début de chaque période de 3 mois, calculée sur le nombre d'élèves actifs ce jour-là. Un élève archivé n'est pas compté. La facture se règle en ligne, sur la page de paiement SasPay, dans les 15 jours.

Un tarif négocié ou une remise s'applique à l'école concernée et figure sur sa facture. Nous annonçons tout changement du tarif général au moins 30 jours à l'avance. Il ne touche jamais une période déjà facturée.

Un retard de paiement ne supprime aucune donnée. Nous relançons l'école. Si le retard dure, nous pouvons suspendre l'accès après un préavis écrit d'au moins 30 jours. Pendant une suspension, l'école peut toujours demander une copie de ses données.

Ce que l'école saisit dans School OS (élèves, notes, factures, personnel) lui appartient. Nous l'utilisons pour faire fonctionner le service, rien d'autre. Nous ne le vendons pas, nous ne le louons pas, et le service n'affiche aucune publicité.

Au sens de la loi, l'école est responsable du traitement de ces données et School OS est son sous-traitant : nous agissons selon ses instructions. La politique de confidentialité détaille ce qui est collecté, où cela est gardé et par qui.

Nous ne supprimons jamais les données d'une école de notre propre initiative : ni après un retard de paiement, ni à la fin du contrat. Elles restent conservées tant que l'école n'en demande pas la suppression.

L'équipe de School OS n'ouvre les données d'une école que pour répondre à une demande de support ou à un incident, et seulement dans cette mesure.

• Informer les familles et le personnel que leurs données sont traitées dans School OS, et pourquoi.
• Faire les démarches que la loi sénégalaise prévoit auprès de la Commission de Protection des Données Personnelles (CDP). Nous donnons sur demande les informations techniques utiles.
• Saisir des informations exactes et corriger celles qui changent.
• N'utiliser le service que pour gérer l'école : pas de messages abusifs, pas de démarchage.
• Garder la main sur ses décisions : passage, redoublement, exclusion, bourse. Le service calcule des moyennes et prépare des listes, c'est l'école qui vérifie et qui décide.

Les moyennes et les rangs sont calculés avec les coefficients que l'école a réglés. À la publication d'une période, une copie de chaque bulletin est conservée telle qu'elle a été publiée. Si l'école corrige ensuite une note, une nouvelle version s'ajoute et l'ancienne reste consultable. Un bulletin de 2026 se retrouve donc tel qu'il était, des années plus tard.

Le service prépare des messages : préavis, relances, reçus, absences, devoirs, bulletins. Un message WhatsApp s'ouvre sur le téléphone de l'école, qui l'envoie elle-même. Un SMS part par notre prestataire d'envoi. Il s'envoie un message à la fois, et l'application demande une confirmation avant chaque envoi.

Le coût des SMS envoyés par le service est compris dans l'abonnement. Si une école en envoie un nombre manifestement excessif, nous la prévenons, et nous pouvons limiter les envois ou en facturer l'excédent.

Nous ne maîtrisons ni les réseaux des opérateurs ni WhatsApp. Un message peut arriver en retard, ou pas du tout. L'école ne doit donc pas compter sur un seul message pour un avis important.

Nous faisons le nécessaire pour que le service reste ouvert en permanence, mais nous ne promettons pas l'absence d'interruption : maintenance, panne d'un hébergeur, coupure de réseau. Nous prévenons à l'avance quand c'est possible.

Les données saisies dans le service sont copiées chaque nuit vers un second hébergeur, distinct de l'hébergeur principal. Chaque copie est relue pour vérifier qu'elle s'ouvre. Les copies ne s'effacent pas d'elles-mêmes. Elles servent à remettre le service en marche après un incident grave. Une donnée effacée par erreur n'est pas toujours récupérable sur demande : la prudence de l'école reste la première protection.

Nous répondons de ce qui vient de notre faute : un défaut du service, une perte de données de notre fait. Notre responsabilité est limitée à la somme que l'école nous a payée pendant les douze mois précédant l'événement, sauf faute lourde ou intention de nuire, qu'aucune clause ne peut écarter.

Nous ne répondons pas :

• des erreurs de saisie ou de décision de l'école ;
• des retards ou des pertes de messages dus aux opérateurs ou à WhatsApp ;
• des pannes de Wave, d'Orange Money, de SasPay ou des réseaux ;
• des pertes indirectes, par exemple un parent qui n'a pas payé à temps parce qu'il n'a pas reçu un message.

School OS, son code, son nom et son apparence nous appartiennent. Pendant l'abonnement, l'école a le droit de s'en servir pour sa gestion. Elle ne peut ni le copier, ni le revendre, ni le sous-louer.

• L'école peut arrêter à tout moment en nous écrivant. L'arrêt prend effet à la fin de la période déjà facturée, et cette période n'est pas remboursée.
• Nous pouvons mettre fin au contrat si l'école enfreint gravement ces conditions, après l'en avoir informée par écrit.
• À la fin du contrat, les données de l'école restent conservées, pour qu'elle retrouve son historique (bulletins, paiements) des années plus tard. Elle peut demander une copie de ses données (fichiers CSV et PDF) quand elle le souhaite. Elle peut aussi en demander la suppression : nous la faisons dans les 30 jours, copies de sauvegarde comprises.

Nous pouvons changer ces conditions. La version en vigueur porte sa date en haut de la page. Pour un changement qui touche les droits de l'école, nous l'en informons au moins 30 jours avant. Elle peut alors arrêter sans frais supplémentaires. Continuer à utiliser le service après cette date vaut acceptation.

Ces conditions relèvent du droit sénégalais. En cas de désaccord, nous cherchons d'abord une solution à l'amiable. À défaut, les tribunaux de Dakar sont compétents.

Pour toute question sur ce document :

• Éditeur : Hassane (personne physique)
• Adresse : HLM Fass, Dakar, Sénégal
• E-mail : hassaneseybou9@gmail.com
• Téléphone : 76 499 41 16